An den Hochzeitskosten nicht verschlucken: Kosten für Caterer exakt kalkulieren

Die Verpflegung der Gäste macht einen wesentlichen Teil der Hochzeitskosten aus. Zusammen mit den weiteren notwendigen Kosten ergibt sich viel Risikopotenzial, das es zu vermeiden gilt. Eine saubere Kalkulation ist also die Voraussetzung für einen sorgenfreien Tag; das Catering nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein.

Exakte Kostenübersicht als Grundlage

Um zu verdeutlichen, wie wichtig eine realistische Kosteneinschätzung für die Hochzeit ist, zunächst zwei Fakten:

Die Durchschnittskosten von deutschen Hochzeiten liegen realistisch betrachtet zwischen 10.000 und 15.000 Euro. Andere Quellen sprechen zwar von lediglich 5.000 bis 6.000 Euro, doch gerade in Großstädten wird es schnell teurer.
Die meisten Brautpaare sind bei der Kalkulation zu optimistisch – unerwartete höhere Kosten sind die Konsequenz.

Und diese Mehrkosten können zu ernsthaften finanziellen Problemen führen. Denn da sich Hochzeiten in den Kostenregionen von kleinen Neuwagen bewegen, bedeuten Fehlplanungen nicht bloß einige Euro mehr, sondern nennenswerte Beträge.

Bis der schönste Tag im Leben eines Brautpaares da ist, gibt es viel vorzubereiten, zu bedenken: Oft genug werden die tasächlichen Kosten unterschätzt. (#01)

Eine konservative, pessimistische Kalkulation ist also beinahe Pflicht. Eine Checkliste ist dabei gerne behilflich. Grundsätzlich gilt immer: Es ist besser, im Vorfeld ein größeres Budget zu mobilisieren und dieses nicht aufzubrauchen, als der gegenteilige Fall. Betrachtet man die hohen Kosten, so wird deutlich, warum viele Brautpaare den günstigen Kreditmarkt für den wichtigsten Tag im Leben ausnutzen. Hochzeitskredite sind Gang und Gäbe; dank der flexiblen Gestaltung der Kredite können diese auch zur Teilfinanzierung besonders teurer Posten genutzt werden – also vornehmlich für das Catering.

Mit dem Kredit erscheint jedoch ein weiterer Faktor auf der Bildfläche: die Bonität. Eine gute Bonität ist schließlich die Voraussetzung, um einen Kredit überhaupt zu bekommen. Brautpaare können ihre Kreditwürdigkeit bei Score Kompass überprüfen und erhalten damit eine gute Orientierung, ob und in welcher Höhe ein Kredit möglich wäre. Da Sparen aktuell nicht gerade im Trend ist, können nur wenige Brautpaare die volle Summe aus dem eigenen Sparschwein aufbringen. Auch die elterliche Unterstützung ist zwar verbreitet, aber lange nicht immer möglich. In vielen Fällen ist ein Kredit folglich sogar der einzige Weg, die Traumhochzeit umsetzen zu können.

Doch dazu direkt die gute Nachricht: Der Zinsmarkt lässt Kredite derzeit sehr attraktiv erscheinen; da ein Großteil der deutschen Bürger laut Auskunfteien wie SCHUFA und Arvato mit positiven Daten belastet ist, steht dieser Finanzspritze meistens nichts im Weg. Die Bonitätsabfrage ist übrigens vollkommen kostenlos – vor dem Hintergrund einer Hochzeit eine angenehme Rarität, die man unbedingt wahrnehmen sollte.

Eine Liste für die Hochzeit zu erstellen, ist die Garantie damit man nichts vergisst. (#02)

Die tatsächlichen Kosten im Detail

Erst beim Blick auf die einzelnen Posten und deren Spannweite wird deutlich, warum Kredite oft mehr als nur eine Option zur Finanzierung sind. Im Folgenden der Blick auf einige unvermeidbare Kosten:

Brautkleid: Mindestens 750 Euro, im Durchschnitt eher 1.000 Euro. Die Grenze nach oben ist weit offen, doch immerhin wird dieser Posten relativ frühzeitig geklärt.
Braut-Vorbereitung: Professionelles Make-Up, eine besondere Frisur und andere Kosmetik-Leistungen kosten je nach Stylist mehrere hundert Euro.
Anzug für den Bräutigam: In der Regel günstiger als das Brautkleid, aber dennoch ein mittlerer bis hoher dreistelliger Betrag.
Fotograf: Keine Hochzeit ohne kompetenten Fotografen. Dieser arbeitet entweder auf Stundenbasis oder zum Fixpreis für den ganzen Tag; in beiden Fällen sollte man 700 bis 1.300 Euro einplanen.
DJ: Dasselbe gilt für die Musik, die ebenfalls unverzichtbar ist. Gute DJs nehmen für ihre Dienste 200 bis 400 Euro.
Einladungs- und Danksagungskarten: Die obligatorischen Förmlichkeiten kosten wenige Euro pro Stück. Auf die Zahl der Gäste hochgerechnet bedeutet das weitere 200 bis 300 Euro.
Trauringe: Die schmucken Hauptdarsteller des Events können 500 Euro kosten, oft aber auch deutlich mehr. Ringe für 1.000 bis 2.000 Euro oder mehr sind in Deutschland keine Seltenheit.
Standesamt: Die standesamtliche Trauung ist je nach Region unterschiedlich teuer. 30 bis 40 Euro sind die Regel, dazu kommen weitere Posten wie Papiere und Stammbuch. Insgesamt sollte man mit 100 Euro rechnen.
Kirchliche Trauung: Die Trauung in der Kirche kostet weitere 150 bis 250 Euro abhängig vom Angebotsumfang.
Raummiete: Die Event-Location kostet in der Regel mehrere hundert Euro – exklusive aller Dienstleistungen natürlich.

Nicht zu vergessen sind die vielen vermeintlichen Kleinigkeiten, die sich schnell aufsummieren. Brautstrauß, Polaroid-Kameras für die Gäste, Blumenschmuck, Miet-Auto, Gästebuch und vieles mehr wollen schließlich auch auf der Hochzeit anwesend sein. Immerhin ist der Junggesellenabschied für das Brautpaar traditionell umsonst, da die Freunde für die Kosten aufkommen.

Catering für die Hochzeit: Auch da sollte man sich unbedingt exakt kalkulieren lassen. (#03)

Dann: Catering-Kosten als wichtigster Punkt in der Kalkulation

Bereits bis hier beläuft sich die Rechnung auf mehrere tausend Euro. Doch erst jetzt kommt der teuerste Posten ins Spiel: die Verpflegung der Gäste. Das Catering verursacht die höchsten individuellen Kosten und ist auf einer Hochzeitsfeier unumgänglich. Hier einige Richtwerte:

Die Untergrenze sind 30 Euro pro Gast, manchmal sogar inklusive Sektempfang.
Da eine Hochzeitsfeier entscheidend von der Qualität des Menüs bzw. des Buffets und der Getränke abhängt, setzen viele Brautpaare lieber etwas höher an. 50 Euro pro Person sind ein realistischer Wert für erstklassige Catering-Produkte, in der Premium-Klasse sind auch 70 oder 80 Euro keine Seltenheit.

Deutsche Hochzeitsfeiern bestehen im Schnitt aus etwa 70 Gästen. Bei dieser Gästezahl fallen alleine für das Essen also mindestens 2.100 Euro an, normalerweise aber eher 3.000 bis 4.000 Euro. Die Getränke für die spätere Party sind dabei manchmal noch nicht miteingerechnet – je nachdem, wie trinkfreudig die Gäste sind und wie lange die Feier geht, entstehen weitere hohe Kosten im vierstelligen Bereich. Es ist deswegen ratsam, die Getränkepalette ins Paket mit aufzunehmen. Auch hierbei zeigt sich eine große Spanne: All-in-Angebote mit Empfang, Hauptgericht und Basis-Getränke für die ganze Nacht können gut und gerne 99 Euro pro Person kosten, wenn exklusive Gerichte wie gefüllte Ente und feine Weine auf dem Programm stehen. Bei 70 Gästen steht der Taschenrechner dann bereits bei rund 7.000 Euro.

Außerdem zu bedenken: Der Mitternachts-Snack ist sehr beliebt bei partyfreudigen Gästen. Hierfür fallen weitere Kosten an, auch wenn diese Mahlzeit im Vergleich eher günstig ist.

Offensichtlich: Kein anderer Posten skaliert so stark mit der Zahl der Gäste wie Essen und Trinken. Die Kalkulation ist hier folglich am wichtigsten und sollte auf stabilen Beinen stehen. Im Gegenzug bietet die Verpflegung auch das größte Sparpotenzial; wie gezeigt, ist die Spanne schließlich sehr groß. Wichtig: Das Brautpaar sollte sich vom Caterer eine Preisgarantie zusichern lassen, denn nur mit dieser bleibt die Kostenschätzung verlässlich.